Para as gráficas, diminuir custos pode ser uma saída importante, mas é preciso ter alguns cuidados e muito planejamento. A revista Pequenas Empresas Grandes Negócios fez uma lista com 50 ideias eficientes. Confira.
GESTÃO
1. FAÇA UMA ANÁLISE DOS CUSTOS
Quando se veem em um momento de apuro, muitas empresas começam a reduzir custos sem avaliação prévia e acabam limando recursos importantes para os resultados da companhia. Por isso, a regra é elencar todos os custos da empresa e manter um histórico deles, realizando cortes naqueles que têm menos participação no lucro. Na multimarcas virtual OQVestir, as sócias Rosana Sperandéo e Mariana Mendes Medeiros reúnem-se mensalmente com a área financeira para analisar as despesas. “Cortamos aquilo que não afeta a produtividade e o bem-estar dos funcionários”, afirma Rosana.
2. DEFINA METAS DE REDUÇÃO
O planejamento estratégico da empresa deve incluir não só as metas de aumento de vendas como também as de diminuição de gastos, obtidas com o estudo dos custos. Assim é possível definir os caminhos para alcançar os índices determinados.
3. ENVOLVA A EQUIPE
Os funcionários são protagonistas da redução de custos e a comunicação interna deve ser reforçada para que os colaboradores façam parte dessa causa. Uma maneira de otimizar os cortes é envolver a equipe na definição de metas e usar parte da economia para premiar o time quando elas forem atingidas, sugere Luís Lobrigatti, consultor do Sebrae-SP. Essa estratégia pode ser aplicada na redução de itens como material de escritório, energia e manutenção de equipamentos.
4. CUIDE DO ATENDIMENTO AO CLIENTE
Ao planejar quais custos devem ser diminuídos, é preciso manter a atenção na qualidade e na eficiência do atendimento, para que o corte não cause uma percepção negativa nos clientes. Uma padaria que reduz a iluminação no salão, por exemplo, pode causar incômodo aos fregueses e, com isso, perder vendas.
RECURSOS HUMANOS
5. OTIMIZE A JORNADA DE TRABALHO
Quando o horário de trabalho é bem aproveitado, o funcionário passa menos tempo na empresa. Ganham a companhia, que economiza com hora extra e energia elétrica, e o trabalhador, que tem mais qualidade de vida. Essa foi a aposta da OQVestir. As sócias Rosana Sperandéo e Mariana Mendes Medeiros orientam os empregados a não acessar redes sociais durante o horário de trabalho e a moderar nas pausas para almoço e cigarro. “Em vez de trabalhar por longas horas, fazemos um período mais compacto e eficiente”, afirma Rosana.
6. CALCULE OS CUSTOS DA DEMISSÃO
Antes de demitir funcionários, coloque no papel os custos da rescisão de contrato. Devem-se somar a isso os gastos com contratação e treinamento de novo pessoal no futuro, quando as condições permitirem. Se o plano for trocar empregados antigos por mais jovens, também se deve considerar o tempo que estes levarão para chegar ao nível de expertise daqueles demitidos. “E, se os processos de trabalho não forem bem registrados, aqueles que deixam a empresa poderão levar embora o conhecimento construído”, diz Liana Bittencourt, diretora de marketing do Grupo Bittencourt.
7. ADOTE O BANCO DE HORAS
Uma alternativa para reduzir os gastos com horas extras é registrar o tempo excedente de trabalho em um banco de horas, sugere Lobrigatti, do Sebrae-SP. O empregado pode recuperar as horas trabalhadas a mais em folgas, emendas de feriados ou férias mais longas. Entretanto, a empresa deve fazer essa compensação no ano corrente. Caso contrário, é preciso remunerar o funcionário pelas horas extras, alerta Sônia Mascaro Nascimento, doutora em Direito do Trabalho pela USP.
8. CONSIDERE A TERCEIRIZAÇÃO
A terceirização pode ser uma maneira de economizar com pessoal, desde que as funções não incluam a atividade-fim da empresa. Profissionais requeridos esporadicamente, como especialistas em seleção e recrutamento, podem ser retirados do quadro fixo e contratados somente quando necessários, diz Dariane Castanheira, professora do Programa de Capacitação da Empresa em Desenvolvimento da Fundação Instituto de Administração (ProCED/FIA). Se alguns serviços terceirizados forem muito procurados, poderá ser mais barato manter um profissional para a função.
9. REVEJA A CESTA DE BENEFÍCIOS
Diversas empresas gastam mais do que o necessário com benefícios pouco utilizados pelos colaboradores, aponta Luis Augusto Lobão, professor de estratégia da Fundação Dom Cabral. A solução é reavaliar o que é oferecido, calibrando os itens de acordo com o perfil do quadro de funcionários. Se são jovens, dão mais importância a subsídio para cursos, por exemplo. Já os mais velhos querem plano de saúde completo e previdência privada. Antes de fazer essa mudança, verifique quais benefícios fazem parte de acordo sindical.
10. DÊ FÉRIAS COLETIVAS
Se houver necessidade de uma redução acentuada na produção, considere dar férias coletivas aos funcionários. Isso pode ser feito no final do ano ou quando há sazonalidade na demanda pelos produtos ou serviços. Assim, a empresa economiza com as despesas de manutenção da infraestrutura, como luz e água. “O período pode ou não ser descontado das férias normais dos empregados”, diz a advogada Sônia Nascimento.
11. OTIMIZE OS PROCESSOS
Ao fazerem um diagnóstico do negócio, os donos da NGO, que presta serviços de assessoria e gerenciamento de risco, verificaram que faltava visão dos funcionários nos processos amplos do negócio. “Cada um se concentrava mais no seu departamento, e o fluxo de trabalho muitas vezes empacava na dependência de uma pessoa”, diz Daniel Cossi, diretor administrativo. Com a troca de parte dos colaboradores e a reciclagem de outros, foi possível otimizar processos, ganhar qualidade e reduzir o tempo — e, portanto, o custo — da operação.
12. ATENTE ÀS FORMAS DE CONTRATAÇÃO
A empresa deve sempre tomar cuidado com as formas de contratação dos funcionários para evitar despesas com multas e processos trabalhistas. “É comum contratar quem é empregado como prestador de serviço e vice-versa”, afirma Sônia Nascimento. Dependendo da situação, a pessoa pode trabalhar como autônoma, com contrato eventual, como celetista, como temporária e por prazo determinado. Verifique se a sua empresa faz isso de maneira correta.
INFRAESTRUTURA
13. CORTE NAS PEQUENAS COISAS
Alguns itens, isolados, não representam um custo muito grande, mas quando somados podem pesar bastante nas finanças da empresa. Desde que foi inaugurada, a sede do site OQVestir passou por algumas mudanças: a cafeteira sofisticada, cujos sachês custavam R$ 130 por mês, foi trocada pelo clássico sistema de coador, e o gasto, reduzido a R$ 30 mensais. O material de limpeza, que era adquirido em um hipermercado, passou a ser comprado a granel.
14. DIMINUA A FROTA DE CARROS
Possuir uma frota de veículos gera custo com manutenção mecânica, seguro, IPVA e depreciação. Considere a possibilidade de trabalhar com carros alugados ou com uma frota gerenciada por uma empresa terceirizada, que se encarrega da manutenção e dos demais cuidados. Outra opção é o leasing, em que se paga pelo uso do produto e é possível comprá-lo ao final do contrato.
15. ECONOMIZE NO TELEFONE
Após ter constatado um custo de telefonia elevado, José Roberto de Arruda Filho, sócio-diretor da JR&M Assessoria Contábil, instalou um software que, ligado à central telefônica, registra quais funcionários falam mais ao telefone e quais clientes demandam mais ligações. Com isso, foi feito um programa de conscientização e se obteve uma economia de 35% na conta do telefone. Outra opção para reduzir essa despesa é negociar com a empresa de telefonia um pacote mais ajustado ao perfil das ligações da empresa.
16. REDUZA PERDAS NA PRODUÇÃO
Para economizar no processo produtivo, minimize as perdas. Além de investir em máquinas mais modernas, é preciso conscientizar e qualificar os profissionais da linha de produção. A alta rotatividade dos funcionários colabora para a perda de qualidade de produtos de maior valor agregado, destaca Fernando Macedo, CEO Brasil da Expense Reduction Analysts.
17. INVISTA EM MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS
Quando as máquinas da empresa estão defasadas ou lentas demais, geram gastos com manutenção e com horas extras dos funcionários. “Muitas vezes, vale a pena considerar um financiamento para adquirir equipamentos novos”, diz Dariane Castanheira, do ProCED/FIA. Os bancos oferecem linhas de crédito subsidiadas, como o Finame.
18. OTIMIZE O GASTO COM ENERGIA
O gasto com energia elétrica pode ser reduzido a partir de mudanças na estrutura da empresa, nos equipamentos e nos hábitos. Na sede da OQVestir, para aproveitar melhor a luz natural, foram abertas duas janelas. As luminárias velhas foram trocadas por modelos que usam lâmpadas mais eficientes e têm espelhos para refletir a luz. A geladeira foi substituída por uma que gasta menos energia. Além disso, os funcionários são orientados a desligar a luz quando saem de um ambiente. A economia tem sido de R$ 60 mensais, mesmo com a chegada do verão, quando o ar-condicionado fica ligado constantemente.
19. REAVALIE A LOGÍSTICA
O transporte de funcionários e o serviço de entrega de materiais podem ser administrados por uma mesma empresa terceirizada. Assim, o número de viagens é otimizado e o gasto, reduzido. Essa foi a solução encontrada pela JR&M Assessoria Contábil para organizar a logística do negócio. Na FastFrame/Moldura na Hora, um dos três motoristas foi cortado, e a rede passou a utilizar mais os serviços de entrega de fornecedores. “Eles absorveram os custos”, afirma Rodrigo Pitangui Viegas, diretor da rede.
20. TERCEIRIZE A GESTÃO DOS PAGAMENTOS
Em empresas em que há gastos excessivos com combustível, uma solução é contratar um serviço de controle de frota. Essa foi a iniciativa da NGO, que presta serviços de assessoria e gerenciamento de risco. A firma costumava pagar o combustível quando o funcionário apresentava notas fiscais, mas se deparava com oscilação de custos e dificuldade para justificá-los aos clientes. Com a contratação do Ticket Car, os funcionários receberam cartões com créditos pré-definidos. A economia com combustível foi de 36%, segundo Daniel Cossi, diretor administrativo da NGO.
21. DIGITALIZE DOCUMENTOS
Para reduzir o consumo de suprimentos, como papel e toner de impressora, a JR&M Assessoria Contábil incentiva a digitalização. “Temos muita emissão de relatórios, então adotamos o formato PDF”, afirma Arruda Filho. Há ainda um ganho em segurança, pois os documentos ficam em rede, e não só em um arquivo físico.
22. CONSIDERE A VENDA DE ATIVOS
Empresas que são proprietárias de prédios podem vendê-los para, além de economizar com manutenção e impostos, colocar dinheiro no caixa. De acordo com Macedo, da Expense Reduction Analysts, esse capital extra pode ser investido para atualizar a linha de produção, por exemplo, o que tem impacto positivo direto no resultado.
FINANÇAS
23. VERIFIQUE O REGIME TRIBUTÁRIO
É possível diminuir a quantia gasta com impostos verificando se a empresa está no enquadramento tributário adequado. Os regimes de Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional têm alíquotas diferentes, além de créditos e deduções próprios, e vale simular, com um contador, em quais enquadramentos a empresa poderia entrar e quanto pagaria neles.
24. RENEGOCIE DÍVIDAS
Se a empresa tem dívidas, uma maneira de honrá-las economizando é renegociá-las com os credores e tentar obter a menor taxa de juros possível. É preciso, no entanto, calcular a real capacidade que a empresa tem de pagar esse débito nas condições pleiteadas, levando em consideração o prazo de pagamento e as parcelas.
25. ANALISE O FLUXO DE CAIXA
Para não ter de recorrer ao endividamento, faça uma análise do fluxo de caixa dos últimos 12 meses e verifique em quais períodos há baixa de vendas e necessidade de capital. Com isso, negocie com os fornecedores um remanejamento dos prazos de pagamento, propõe Liana Bittencourt, do Grupo Bittencourt. O segredo é fazer isso com antecedência – se o remanejamento é pedido em cima da hora, quando o fornecedor já aguarda o pagamento, as chances de conseguir uma prorrogação são menores.
26. PLANEJE O ENDIVIDAMENTO
O endividamento pode ser um trampolim para o crescimento da empresa, mas deve ser planejado. Organize-se para pagar juros menores, evitando as opções de acesso mais fácil, porém com taxas mais altas, como o cheque especial. Compare as condições de financiamento em diversos bancos.
27. APRESENTE BONS PROJETOS AO BANCO
Os planos de negócios não servem só para dar início à empresa. Quando tiver projetos de expansão, estruture-os antes de ir ao banco. Com uma boa proposta, conseguem-se condições melhores de pagamento dos empréstimos.
28. NEGOCIE AS TARIFAS BANCÁRIAS
Uma boa fatia da receita da empresa é usada para pagar tarifas bancárias. “Elas podem chegar a quase 1% do faturamento”, diz Dariane Castanheira, do ProCED/FIA. No entanto, as tarifas podem ser renegociadas com o banco. Para conseguir uma redução, é necessário ter controle do caixa e estar em dia com os pagamentos.
FORNECEDORES
29. COMPRE EM VOLUME E ALUGUE
Uma proposta de redução de custos para os franqueados da rede FastFrame/Moldura na Hora proporcionou o aumento da procura por novas unidades. O investimento inicial na franquia, que era de cerca de R$ 150 mil, caiu 30% quando a franqueadora propôs alugar aos franqueados os equipamentos de oficina, como serras e máquinas de corte de vidro, em vez de vendê-los. Comprando com volume maior, a franqueadora consegue bons preços nas máquinas, que são alugadas por valores de mercado. Segundo Rodrigo Pitangui Viegas, diretor da FastFrame/Moldura na Hora, 90% dos novos franqueados optam pelo aluguel.
30. DIVERSIFIQUE OS FORNECEDORES
Manter um só fornecedor pode significar preços mais altos e risco de faltar produto no estoque. Faça uma busca constante de outros produtores no mercado e avalie novas mercadorias, que possam substituir as que você já vende, a um custo menor, aconselha Lobrigatti, do Sebrae-SP.
31. PEÇA REDUÇÃO DE PREÇO DA MATÉRIA-PRIMA
Com o objetivo de aumentar a margem de lucro, a Tijol-ECO, que produz tijolos de solocimento por um processo ecológico, em São Pedro (SP), decidiu diminuir os custos. Para isso, renegociou o preço das matérias-primas com os fornecedores, após ter feito uma pesquisa no mercado, e reformulou o layout industrial, para otimizar o fluxo de materiais. “Conseguimos uma redução de custo de cerca de 15%”, conta Roberto Claudio Pereira, sócio-gerente da empresa. Pelos cálculos de Lobão, da Fundação Dom Cabral, a renegociação com os fornecedores costuma trazer uma economia entre 13% e 30%.
32. UNA FORÇAS PARA TER PREÇOS MELHORES
A parceria com empresas concorrentes ou complementares para compras conjuntas permite diminuir o valor unitário do produto e dividir custos de logística. A Rede Construalto, associação formada por 24 varejistas de material de construção com sede em Mogi das Cruzes (SP), realiza bolsões de compras – cada loja faz seus pedidos de um produto, e a rede negocia os melhores preços com os fornecedores.
33. REDUZA O ESTOQUE QUE NÃO TEM GIRO
Tanto a indústria como o varejo têm perdas financeiras com estoque parado. O capital aplicado no produto que não girou não rende e, além disso, há custos de armazenamento e possível redução de preço se o produto fica deteriorado ou obsoleto. Para reduzir as perdas, a quantidade no estoque deve ser calculada de acordo com a demanda de cada ponto de venda, lembrando que lojas diferentes de uma mesma rede têm giros variados e pedem quantidades proporcionais.
MARKETING E VENDAS
34. INVISTA NAS REDES SOCIAIS
Como exigem baixo investimento, as redes sociais, como Orkut, Facebook e Twitter, podem ser suportes para a divulgação do produto e de promoções. É preciso, no entanto, adaptar a comunicação para as novas mídias, levando em consideração o tamanho e o formato da mensagem e o público que terá acesso a ela. Quando usar essas ferramentas, monitore a receita que ela traz. “Mesmo que o custo seja zero, a estratégia tem de gerar resultado”, afirma Lobrigatti, do Sebrae-SP.
35. DÊ PRÊMIOS CASEIROS
Em vez de adquirir itens de outras empresas para premiar vendedores ou clientes, a empresa pode utilizar os produtos fabricados por ela como bonificação em campanhas internas, para estimular a equipe de vendas, ou em promoções externas, para fidelizar clientes. Além de economizar, a iniciativa estimula a propaganda boca a boca sobre o produto.
36. SEJA AMIGO DO REVENDEDOR
Para divulgar os produtos e aumentar a receita sem ter de investir mais em marketing, aproxime-se do revendedor e crie soluções conjuntas. As promoções no ponto de venda, como os eventos de degustação ou a distribuição de amostras gratuitas, têm baixo custo. É possível também criar um programa de incentivo a vendas do seu produto, envolvendo a equipe do revendedor.
37. ENCONTRE UMA MARCA PARCEIRA
Uma maneira de gastar menos com publicidade e marketing é unir-se a outra marca e dividir custos. Fabricantes de hardware e software, por exemplo, podem fazer uma venda conjunta. A sugestão, nesse caso, é atentar à sinergia entre as marcas e investigar se não há nenhuma antipatia do consumidor em relação ao seu parceiro, diz Marcos Sardas, sócio-diretor da consultoria GS&MD – Gouvêa de Souza.
38. CONCENTRE-SE NO ESTRATÉGICO
Se a opção for reduzir verba de marketing, não faça cortes horizontais, com a mesma porcentagem de redução para todos os produtos. Calcule quais itens contribuem mais para o lucro da empresa e corte no orçamento dos produtos marginais, que são responsáveis pela menor parte do lucro, sugere Sérgio Santos, coordenador da área de marketing da pós-graduação da Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM). Alguns itens, acrescenta, podem até receber investimento em marketing, o que irá garantir as chamadas “vacas leiteiras” da empresa.
39. MONITORE PELA INTERNET
Utilize seu site para obter informações sobre o perfil e as preferências do consumidor de maneira econômica. Adote sistemas que monitorem os acessos e as compras e determine as linhas prediletas de cada cliente. Quando houver novidades ou promoções, use o e-mail para avisar os que podem se interessar pela compra, sugere Sardas, da GS&MD – Gouvêa de Souza. Mantenha abertos os canais de comunicação on-line entre empresa e consumidor e receba os feedbacks.
40. ECONOMIZE NO SHOWROOM
Showrooms e mostruários montados por indústrias em lojas clientes pedem investimentos significativos. Como são uma vitrine importante para os produtos, não devem ser totalmente cortados. Há, contudo, maneiras de economizar. A sugestão de Sardas, da GS&MD – Gouvêa de Souza, é investir nas lojas que têm maior demanda pelos produtos e desenvolver catálogos eletrônicos ou em papel, para que o consumidor continue a ter acesso à sua linha de produtos.
41. APOSTE NOS CONSUMIDORES LEAIS
Diante da necessidade de cortar custos, mantenha o foco nos grupos de clientes mais leais à marca ou que têm maior potencial de efetivar a compra e reduza o investimento em nichos inexplorados ou em consumidores que não conhecem o produto.
42. LIBERE A CRIATIVIDADE
No desenvolvimento de campanhas de marketing de baixo custo, vale usar a criatividade. Uma possibilidade é dar ao consumidor a responsabilidade de criar um vídeo sobre a marca — assim como envolver o cliente na criação ou na customização do produto. É preciso ter em mente, no entanto, que essas campanhas devem ter continuidade, com respostas imediatas aos participantes, e que ferramentas de internet podem também virar um fórum de críticas à empresa, alerta Lobão, da Fundação Dom Cabral.
43. AUTOMATIZE A FORÇA DE VENDAS
Recursos tecnológicos cada vez mais variados — e baratos — são bons instrumentos para economizar nas vendas, sobretudo quando se tem uma equipe que passa a maior parte do tempo na rua e utiliza muito transporte e telefone. Para cortar despesas, vale recorrer à comunicação por Skype, e-mail, rádio e internet via celular. A comunicação eletrônica por escrito também diminui o risco de erros em pedidos, pois as informações ficam registradas nos e-mails.
TECNOLOGIA
44. ALINHE TECNOLOGIA E ESTRATÉGIA
Um hábito comum na escolha de produtos de tecnologia da informação é comprar o que há de mais desenvolvido ou o que está na moda, sem haver necessidade real para isso. É preciso alinhar a compra de equipamentos à estratégia da companhia. “Alguns negócios têm de estar na fronteira da tecnologia, porque isso precisa ser visível para o cliente. Outros devem usar uma tecnologia já testada”, diz Fernando S. Meirelles, professor titular da Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas (FGV).
45. PESQUISE OS PREÇOS
Quando for adquirir equipamentos, faça uma pesquisa exaustiva nos fornecedores. “Alguns podem oferecer o mesmo equipamento pela metade do preço”, diz Meirelles, da FGV. Deve-se levar em conta também que o hardware não é o que mais pesa. Software e serviços chegam a 90% do preço, ressalta Meirelles.
46. GASTE NOS APLICATIVOS QUE IMPORTAM
Invista mais em programas que alavancam o negócio — e menos nos que não são tão cruciais. Softwares de gestão de estoque, por exemplo, têm preços que podem variar de R$ 50 a R$ 50 mil. O montante gasto nesse aplicativo precisa ser proporcional à importância que o estoque tem para o negócio. Se esse quesito é crítico, vale investir nos mais seguros e confiáveis.
47. PONDERE O SOFTWARE LIVRE
Softwares livres significam menos custos com licenças, mas podem exigir gastos com suporte. Por isso, é preciso avaliar quanto será preciso investir em assistência para o seu sistema. Na FastFrame/Moldura na Hora, os bancos de dados foram baseados na web com ferramentas de código livre. Em parte da rede, no entanto, foi mantido o sistema Windows.
48. SISTEMATIZE OS PROCESSOS
Para diminuir o desperdício e as horas extras, a JR&M Assessoria Contábil desenvolveu um sistema que compila as normas e os procedimentos adotados pela empresa. A ferramenta fica na intranet e, consultada pelos funcionários, encurta o tempo dos processos e minimiza os custos.
49. INSTALE PROGRAMAS DE COMUNICAÇÃO
Em empresas que têm filiais ou unidades interligadas, como franquias, as ferramentas de voz sobre IP, como o Skype, podem aproximar os membros da rede de maneira mais barata, cortando ligações telefônicas. Essa foi uma solução adotada pela FastFrame/Moldura na Hora para se comunicar com as 50 unidades — entre próprias e franqueadas — que a rede tem no país.
50. ADOTE UM SOFTWARE DE GESTÃO INTEGRADA
Em vez de manter diversos softwares para gerenciar estoque, finanças, recursos humanos e outras funções da empresa, considere o uso de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que faz a gestão integrada do negócio. Segundo Luis Augusto Lobão, da Fundação Dom Cabral, o ERP ajuda a reduzir perdas nos processos, otimiza o uso da mão de obra, calcula a quantidade de suprimentos e auxilia na relação com o cliente.
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